A leltározás igazi rémálom? Itt a megoldás, amellyel gyerekjátékká tehető!
2023. 02. 14.„Leltár miatt zárva!” – egy felirat, ami mára okafogyottá vált.
A tárgyi eszközök leltározását a vállalatok többsége még mindig hagyományos módon, papíralapon végzi. A munkavállalókra óriási teherként nehezedő procedúra, egy nagyobb cégnél akár hetekig is elhúzódhat, ráadásul jó eséllyel a végeredmény a hibáktól sem mentes. A leltározás folyamata azonban mára egészen másként is lebonyolítható! Itt a szoftveres megoldás, amely a tárgyi eszközök leltározását és nyilvántartását a megszokott módszertől kétszer-háromszor gyorsabbá teszi, miközben a hibafaktorokat is megszünteti.
Az időszakos leltár elvégzése kötelező feladat a vállalatok számára, ugyanis ez teszi lehetővé, hogy a tárgyi eszközök nyilvántartása folyamatosan naprakész legyen. Azonban ez a művelet rendkívül időigényes, nehézkes és monoton, így a munkavállalók, illetve a menedzsment is jókora nyűgnek tekinti. Az adatgyűjtést kézzel kell elvégezni, ami akár napokig, hosszú hetekig is eltarthat, ráadásul az elkerülhetetlen emberi hibázási lehetőség miatt pontatlan eredmények születnek.
A hagyományos táblázatkezelőben, esetleg adatbázisokban vezetett nyilvántartás a káoszt sok esetben nemhogy csökkenti, hanem inkább fokozza.
„Az általunk használt vállalatirányítási rendszert, az SAP-t alapul véve kis címkéket nyomtattunk, amin rajta volt minden olyan információ, ami az eszköz beazonosításához kellett. Maga a leltározás egy rendkívül hosszú, időigényes feladat volt, amit egy lista alapján készítettünk. Ha év közben eszközáthelyezés történt vagy a címkék leestek, a tárgyak felismerése problémássá vált, így egy idő után nehéz volt beazonosítani, hogy pontosan hány darab van egyes eszközökből, és hol helyezkednek el” – számolt be korábbi leltározási szokásaikról Anita, a Cewe Magyarország Kft. egyik könyvelője.
A leltározás folyamata egyszerűsíthető!
Az olyan vállalatoknál, mint amilyen a Cewe is, ahol kétezernél is több tárgyi eszköz áll rendelkezésre, a manuális leltározásra mindenképp alternatív megoldást érdemes keresni.
„Az SAP egy nagyon jó rendszer, a pénzügyi megoldásaival elégedettek vagyunk, viszont a tárgyi eszközök naprakész nyilvántartását, beleértve a leltározást, nem tudtuk professzionálisan kezelni vele. Ezért egy olyan szoftver után kutattam, ami kimondottan ezt a munkafázist egyszerűsíti le. Összevetettem a különféle elektronikus alkalmazások tulajdonságait, így döntöttem az IBCS rendszere, az EVIDEI mellett. A jellemzők mérlegelése alapján azt mondhatom:
a többi tárgyi eszköz leltárra, nyilvántartásra specializálódott rendszer egy Wartburgnak vagy egy Trabantnak felel meg, míg az EVIDEI a Rolls-Royce kategóriájába sorolható.”
– közölte Kruck Bernát, a Cewe IT projektmenedzsere. Majd hozzátette: „az EVIDEI korszerű adatbázist és friss alapszoftvereket használ – bizonyítja ezt az is, hogy a szeptemberi bevezetése óta már kaptunk frissítéseket –, míg a többi rendszer nincs korszerű alapokra helyezve, illetve használhatósági szempontból is igen bonyolultak”.
Az EVIDEI leltár funkciójával elfelejthetőek a hosszadalmas és unalmas papíralapú leltárak, és az adatgyűjtés folyamata is a kényelmesebb és gyorsabb elektronikus módszerekre bízható. A rendszer könnyen használható, a gyűjtött adatok bárhol és bármikor elérhetők, akár okostelefonról vagy táblagépről is.
„A kézi adatgyűjtő segítségével hihetetlenül gyorsan átestünk a leltározáson. Ráadásul maga a program felépítése olyan, hogy minden munkafolyamat magától értetődő. Kaptunk egy viszonylag rövid oktatást, majd gyakorlatilag azonnal tudtuk is használni az EVIDEI-t, rendkívül egyszerű és átlátható az alkalmazás felülete”
– emelte ki a Cewe könyvelője.
A szoftver több tízezer tárgyi eszköz nyilvántartására is képes, így azt mérettől függetlenül bármilyen szervezet használhatja. És persze használja is! A fejlesztés immár nemzetközi karriert futott be, hiszen ma már szerte Európában több mint ezer felhasználóval rendelkezik, méghozzá az üzleti élet minden területén. Érdekesség, hogy Szlovákiában még a Védelmi és a Pénzügyminisztérium is az EVIDEI-t használja.
Miért övezi ekkora érdeklődés a fejlesztést?
A vállalatok az EVIDEI segítségével egyedi azonosítókat tartalmazó címkéket nyomtathatnak, víz-, vegyszer- és kopásálló hordozóra. Az eszközökre felragasztott vonalkódos vagy RFID azonosítóval rendelkező címkék az EVIDEI kézi terminálra telepített mobil alkalmazással beolvashatók, majd a mobil eszközön tárolt adatok a személyi számítógépen futó alkalmazással szinkronizálhatók.
Fontos, hogy az EVIDEI nem csupán a leltározásra alkalmas, hiszen segít a tárgyi eszköz teljes életútját nyomon követni! Vagyis több mint egy leltározó rendszer!
Az EVIDEI segítségével előforduló emberi hibák minimalizálhatók, ami biztosítja a leltáreredmény pontosságát. Sőt, a vállalatok igény szerint sorolhatják be tárgyi eszközeiket. Pontosan megadhatják például, hogy mely épületben, osztályon és helyiségben találhatók az adott eszközök, illetve mely felelős személyhez, költséghelyhez vagy projekthez tartoznak. Az alkalmazásban kiválasztható, hogy milyen besorolás lesz a nyilvántartás alapja, a felhasználók készíthetnek például egy adott helyiségre vagy egy felelős személyhez kötött eszközökre vonatkozó leltárt is.
A szoftver jelzi, hogy az adott leltározási feladatban leltározandó eszközből hány darab címkéjét olvasták már be, hányat kell még megtalálni, figyelmeztet a nem a leltározásra kijelölt helyiségben nyilvántartott, de ott megtalált eszközökre, és megkönnyíti a nem nyilvántartott eszközök fellelését is. Az innovatív rendszer segítségével a leltározási folyamat jelentősen egyszerűsödik, a munkavállalók időt spórolhatnak és a vállalat képes lesz a pontos adatok alapján hatékony döntéseket hozni.
Az elektronikus alkalmazás biztosítja a vállalatok számára a folyamatos nyomon követést és ellenőrzést, ami alapján képesek lesznek a hatékony és sikeres működésre fókuszálni. Az elektronikus tárgyi eszköz leltározás, nyilvántartás a jövő, és az EVIDEI az egyik legjobb lehetőség ennek a folyamatnak az egyszerűsítésére, illetve a vállalati működés modernizálására.
Próbálja ki most az EVIDEI tárgyi eszköz nyilvántartót, és fedezze fel, milyen egyszerű és hatékony lehet a leltározás!
Vegye fel velünk a kapcsolatot és beszéljünk a lehetőségekről! >>>
